Miten Mysoda rakensi skaalautuvan B2B-tilauskanavan kansainvälisen kasvun tueksi

Suomalainen Mysoda suunnittelee ja valmistaa laadukkaita hiilihapotuslaitteita sekä niiden kanssa käytettäviä hiilidioksidisylintereitä ja makutiivisteitä. Yrityksen valikoimaan kuuluu maailman ensimmäinen puukomposiitista valmistettu hiilihapotuslaitteiden mallisto, ja sen tuotteita myydään tuhansissa myymälöissä eri puolilla Eurooppaa. Mysodan tuotesuunnittelu on palkittu useilla kansainvälisillä muotoilupalkinnoilla, kuten iF Gold Award- ja Red Dot Product Design Award -tunnustuksilla. Yrityksen tavoitteena on tarjota helppo ja herkullinen tapa valmistaa kuplivia juomia sekä edistää innovatiivisten, puupohjaisten materiaalien käyttöä.

Mysodan asiantuntijat Mira Myller (Controller), Suvi Rantanen (Finance Manager) ja Heini Nousiainen (Back Office Specialist) kertovat, miten yhteistyö Brancoyn ja Flashnoden kanssa mahdollisti Mysodan kansainvälisen liiketoiminnan kasvun.

Lähtötilanne: Nopea kasvu loi paineen skaalautuvuudelle

Vuonna 2024 Mysoda toteutti merkittävän liiketoimintakaupan, jonka myötä yritykselle siirtyi suuri määrä uusia asiakkaita. Samanaikaisesti yritys laajeni uusille markkinoille Pohjoismaissa ja Baltiassa, minkä vuoksi tilanne muuttui nopeasti.

“Kaikki tapahtui hyvin nopeasti. Meille tuli iso määrä asiakkaita ja meidän piti pystyä ottamaan ne haltuun heti”, Mysodalta kuvataan.

Toiminnanohjausjärjestelmänä maakohtaisilla Mysoda-yhtiöillä oli käytössä NetSuite. Nyt tarvittiin ratkaisu, joka yhdistäisi asiakasrajapinnan tähän kokonaisuuteen ja mahdollistaisi tilausten ja palautusten käsittelyn skaalautuvasti.

Kasvava volyymi ja hajautunut data tekivät manuaalisesta työstä mahdotonta

Kasvun myötä keskeiseksi haasteeksi nousi asiakasmäärän ja transaktioiden volyymi. Uusien asiakkaiden määrä oli niin suuri, että manuaalinen tilauskäsittely ei ollut realistinen vaihtoehto.

“Me tiedettiin, että sieltä tulee iso massa asiakkaita, joita ei ole mahdollista hoitaa manuaalisesti.”

Samaan aikaan data oli hajautunutta ja osittain puutteellista. Asiakastietojen läpikäynti ja korjaaminen veivät alkuvaiheessa aikaa, eikä eri järjestelmien välillä liikkuva tieto ollut vielä täysin yhtenäistä. Tilausten, palautusten ja laskutuksen hallinta useissa järjestelmissä lisäsi kompleksisuutta entisestään. Jokainen manuaalinen vaihe lisäsi virheiden riskiä ja hidasti prosessia.

“Alussa asiakasdata ei ollut täysin kunnossa ja sen selvittelyyn meni aikaa. Mutta kun siitä päästiin yli, arki helpottui huomattavasti.”

Kokonaisuudessaan Mysoda tarvitsi ratkaisun, joka ei ainoastaan ratkaise nykyhetken ongelmia, vaan kestää ja tukee tulevaa kasvua.

Tavoitteena sujuva tilausprosessi ja kasvun hallinta

Toinen keskeinen tavoite oli pitää laskutus ja taloushallinto keskitettynä NetSuiteen, joka oli jo käytössä kaikissa yhtiöissä. Tämä varmisti datan yhtenäisyyden ja talousprosessien hallittavuuden.

Lisäksi tavoitteena oli automatisoida mahdollisimman suuri osa operatiivisista prosesseista, kuten tilaukset, palautukset ja toimituskuittaukset.

Tätä kokonaisuutta tukemaan rakennettiin selkeä järjestelmäroolitus: Shopify toimii asiakasrajapintana ja tilauskanavana, jossa hallitaan asiakastietoja, hinnastoja ja tuotteita, kun taas NetSuite vastaa laskutuksesta ja kirjanpidosta. Varastokumppanin integraatio täydentää kokonaisuutta välittämällä tilaus- ja palautuskuittaukset järjestelmien välillä, jolloin tieto kulkee automaattisesti molempiin suuntiin ilman manuaalista käsittelyä.

Lopulta kaikkein tärkein tavoite oli mahdollistaa nopea laajentuminen uusille markkinoille ilman, että operatiiviset toiminnot muodostuvat pullonkaulaksi.

Ratkaisu: Shopify ja integraatiot yhtenäisenä kokonaisuutena

Ratkaisun ytimessä oli yhdistelmä Shopify Plus -verkkokauppaa ja integraatioita, jotka yhdistävät eri järjestelmät yhdeksi toimivaksi kokonaisuudeksi. Brancoy vastasi verkkokaupan suunnittelusta ja toteutuksesta sekä asiakaskokemuksesta. Mysodalle rakennettiin Shopify Plus -pohjainen B2B-portaali, jossa asiakkaat näkevät omat hinnastonsa ja valikoimansa sekä voivat tehdä tilaukset itsenäisesti.

“Asiakas pystyy kirjautumaan sisään, näkee omat hinnat, valikoimassa olevat tuotteet sekä tekee tilaukset ja palautuspyynnöt. Se on ollut meille tärkeää, että se on helppoa.”

Brancoyn rooli näkyi myös arjessa jatkuvana kehityksenä ja nopeana reagointina. Esimerkiksi asiakasviestintää voitiin tuoda suoraan tilausnäkymään.

“Jos on tarve infota asiakkaita jostain muutoksesta, se saadaan nopeasti näkyviin tilausvaiheessa. Se vähentää kysymyksiä ja epävarmuutta.”

Flashnode puolestaan rakensi integraation, joka yhdisti Shopifyn ja NetSuiten. Integraatio mahdollistaa sen, että tilaukset siirtyvät automaattisesti ERP-järjestelmään, laskut muodostuvat oikeaan yhtiöön ja palautukset käsitellään ilman manuaalista työtä.

“Sanoisin, että integraatio on tällä hetkellä konsernimme paras työntekijä - ahkera ja aina töissä”

Käytännössä integraatio toimii taustalla huomaamattomasti ja pitää koko tilaus- ja laskutusprosessin sujuvana.

Automaatio tehosti operatiivista tekemistä ja mahdollisti kasvun

Ratkaisun vaikutukset näkyivät nopeasti konkreettisina hyötyinä. Suurin muutos oli operatiivisessa tehokkuudessa. Merkittävä osa tilauksista, palautuksista ja muista tapahtumista kulkee nyt automaattisesti järjestelmien läpi. Datan perusteella, integraation kautta kulkee noin kolmannes kaikista transaktioista konsernitasolla ja valituista transaktiotyypeistä jopa 70 prosenttia käsitellään täysin automaattisesti.

Ilman tätä automaatiota työmäärä ei olisi realistisesti hallittavissa.

“Jos tämä olisi tehty manuaalisesti, en tiedä montako henkeä täällä istuisi tekemässä näitä.”

Automaatio ei kuitenkaan näy pelkästään sisäisenä tehokkuutena, vaan suoraan myös asiakaskokemuksessa, ja sitä kautta kilpailukyvyssä. Asiakkaat voivat tehdä tilauksensa silloin, kun heille sopii, ilman tarvetta olla yhteydessä myyntiin tai asiakaspalveluun.

“Meille on tärkeää, että pystymme tarjoamaan asiakkaille hyvän tilauskanavan ja käyttöliittymän.”

Myös sisäisesti muutos on vapauttanut aikaa tärkeämpään työhön. Sen sijaan, että aikaa kuluu tilausten käsittelyyn, sitä voidaan käyttää asiakaspalveluun ja liiketoiminnan kehittämiseen.

“Aika voidaan käyttää siihen, että palvellaan asiakkaita paremmin.”

Lopulta tärkein hyöty oli kuitenkin strateginen. Ratkaisu mahdollisti liiketoimintakaupan onnistuneen läpiviennin ja uusille markkinoille laajentumisen.

“Tämä mahdollisti sen, että pystyimme kasvattamaan liiketoimintaamme ja laajentumaan uusille markkinoille.”

Brancoy x Flashnode: asiakaslähtöinen ja ratkaisukeskeinen kumppanuus

Projektin onnistumisessa keskeistä oli sujuva yhteistyö kaikkien osapuolten välillä. Muutoksia ja laajennuksia tehtiin jatkuvasti uusien markkinoiden ja yhtiöiden mukaan, ja esimerkiksi eri maiden vaatimukset, kuten ALV-muutokset, pystyttiin huomioimaan joustavasti.

“Kaikki muutokset on pystytty tekemään todella hyvin ja ajastetusti, kun mukaan on tullut uusia markkinoita ja yhtiöitä.”

Yhteistyössä korostuu erityisesti nopea reagointi ja saavutettavuus. Tämä näkyy siinä, että tuki on helposti saatavilla ja kysymyksiin saadaan nopeasti vastauksia. Näin varmistetaan, että yksikään tilaus ei jää käsittelemättä ja koko prosessi pysyy hallinnassa.

Myös se, että ratkaisuja etsittiin yhdessä, nousi esiin tärkeänä tekijänä. Keskeistä oli, että ratkaisuja pystyttiin räätälöimään liiketoiminnan tarpeisiin. Mysodalla arvostettiin erityisesti sitä, että kumppanit osasivat huomioida yrityksen koon, tilanteen ja kasvuvaiheen, ja ehdottaa ratkaisuja, jotka toimivat juuri heidän ympäristössään asiakaslähtöisesti.

“Aina ratkaisu ei ole suoraan nähtävissä, vaan sitä pitää hakea yhdessä. Se on ehkä haastavin mutta myös palkitsevin vaihe.”