Olemme intohimoinen, kasvuhaluinen sekä luova tiimi, joka yhdistää teknologiset mahdollisuudet sekä ihmisten kyvykkyyden brändien suurimmaksi voimavaraksi. 

1 REKISTERINPITÄJÄ 

Yritys:           Brancoy Oy

Y-tunnus:    3201552-2

Osoite:         Keskikatu 27 B 6, 40700 Jyväskylä

2 YHTEYSHENKILÖ REKISTERIÄ KOSKEVISSA ASIOISSA

Tietosuojan yhteyshenkilö: Samuli Ala-Kasari

 Puhelin:                            040 9610 067

 Sähköpostiosoite:          samuli@brancoy.fi

3 TIETOSUOJASELOSTEEN SISÄLTÖ

Tässä selosteessa kerromme, miten Brancoy käsittelee seuraavien henkilöryhmien henkilötietoja toiminnassaan:

1. Brancoy asiakkaana olevan tai olleen yritys- tai yhteisöasiakkaan edustajat ja yhteyshenkilöt sekä Brancoyn asiakkaan nimissä yhteydessä olleet henkilöt. Tällaisia henkilöitä ovat esimerkiksi asiakkaiden johtajat, työntekijät tai sopimuskumppanit;
2. luonnolliset henkilöt, jotka ovat tilanneet tai tilaavat tuotteita tai palveluita Brancoylta;
3. potentiaaliset asiakkaat ja potentiaalisten yritys- tai yhteisöasiakkaiden edustajat;
4. Brancoyn yhteistyökumppaneiden edustajat ja yhteyshenkilöt, kuten yhteistyökumppanina olevan yrityksen johtajat ja työntekijät;

Kaikkiin yllä mainittuihin henkilöryhmiin kuuluviin henkilöihin viitataan tässä selosteessa termillä ”rekisteröity”. Tätä tietosuojaselostetta täydentää myös evästepolitiikka, jossa on kerrottu, millaisia evästeitä ja vastaavia teknologioita Brancoy hyödyntää.

4 HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA PERUSTE 

Suostumus on henkilötietojen käsittelyn peruste silloin, kun lainsäädännön mukaan markkinointitoimenpiteisiin, tiedotteiden toimittamiseen tai evästeiden asettamiseen vaaditaan suostumus. Jos lainsäädäntö ei edellytä nimenomaisen suostumuksen hankkimista, oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on Brancoyn oikeutettujen etujen toteuttaminen. Silloin, kun käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen ei kuitenkaan vaikuta ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Jos henkilötietojen käsittelyperuste on oikeutettu etu, Brancoy on toteuttanut seuraavan punninnan: Oikeutettu etu on olemassa markkinointitilanteissa tai kun Brancoy kehittää palveluitaan ja liiketoimintaansa tai kun henkilön ja Brancoyn tai henkilön edustaman organisaation ja Brancoyn välillä on jo relevantti ja asianmukainen suhde, kuten asiakassuhde. Rekisteröidyn edut ja perusoikeudet ja ‑vapaudet eivät vaarannu myöskään siksi, että erityisiä henkilötietoryhmiä ei käsitellä.

Joissain tilanteissa, kuten kirjanpidon ja tietoturvavelvoitteista huolehtimisen yhteydessä, oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on Brancoyn lakisääteiset velvoitteet.

Henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavissa käyttötarkoituksissa:

• Brancoyn palveluiden ja tuotteiden tarjoaminen, toimittaminen, tuottaminen ja suunnittelu.
• Huolto-, takuu- ja korjauspyyntöjen välittäminen laitevalmistajille ja huoltoyhtiöille.
• Henkilötietoja voidaan käsitellä myös muiden asiakkuuden hoitamiseen liittyvien toimenpiteiden yhteydessä. 
• Henkilötietoja käsitellään myös tilausten, laskutuksen, yhteydenottojen, asioinnin, ja raportoinnin tarpeisiin sekä Brancoyn liiketoiminnan kehittämiseen.
• Käsittelyn tarkoituksena ovat myös Brancoyn lakisääteisten velvoitteiden, kuten kirjanpitosääntelyn ja tietoturvavelvoitteiden, toteuttaminen.
• Fyysisten asiakastapaamisten yhteydessä Brancoy käsittelee vierailijoiden henkilötietoja myös turvallisuuden takaamiseksi.
• Tilastojen luominen Brancoyn internetsivujen käytöstä sekä muu käytön analysointi. Brancoyn internetsivujen ja liiketoiminnan kehittäminen.

5 REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Rekisteröidystä voidaan tallentaa seuraavan kaltaisia tietoja:

1. Brancoyn asiakkaan tai yritysasiakkaan yhteyshenkilön tai edustajan perustiedot, kuten nimi ja yhteystiedot (osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero);
2. Brancoyn ja rekisteröidyn edustaman organisaation tai rekisteröidyn väliseen sopimussuhteeseen liittyvät tiedot, kuten tilaustiedot, tiedot tapaamisista, mahdolliset suoramarkkinointiluvat ja -kiellot sekä osapuolten välinen muu yhteydenpito ja Brancoyn suorittamaan palveluun liittyvät tiedot;
3. Yhteydenotot myynnin asiakaspalveluun ja puhelunauhoitteet asiakaspalvelun kanssa käydyistä puhelinkeskusteluista; 
4. Brancoyn järjestämään tapahtumaan ilmoittautuneen rekisteröidyn nimi, yhteystiedot, organisaatio, titteli, muut rekisteröidyn kertomat lisätiedot;
5. Muita asiakkuuteen tai verkkokaupassa tai -sivuilla vierailemiseen liittyviä tietoja, kuten esimerkiksi rekisteröityyn yhdistettävissä oleva verkkokaupan ja verkkosivujen käytöstä evästeiden ja vastaavien teknologioiden avulla kerättävä tieto, kuten IP-osoite, selainversio, kielivalinta, käynnin kellonaika, vieraillut sivut, verkko-osoite, josta käyttäjä on tullut verkkosivulle, palvelin sekä tieto siitä, tuleeko kävijä sivuille ensimmäistä kertaa.
6. Tiedon käsittelyyn liittyviä tietoja, kuten tallennuspäivämäärä ja tietolähde.

Selvyyden vuoksi todetaan, että kaikki nämä edellä mainitut tiedot eivät välttämättä sisällä rekisteröidyn henkilötietoja vaan tapauskohtaisesti voi olla myös kyse pelkästään organisaatioon liittyvistä tiedoista, kuten yrityksen laskutustiedoista.

6 HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Brancoy säilyttää henkilötietoja, kunnes peruste henkilötietojen käsittelylle päättyy, kuitenkin aina kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti.

Pääsääntöisesti yritys- tai yhteisöasiakkaan tai yhteistyökumppanin edustajien henkilötietoja käsitellään ainakin sen aikaa, kun rekisteröity toimii organisaationsa edustajana Brancoyn suuntaan. Kun rekisteröity on yksityishenkilö tai kun rekisteröidyn henkilötietoja käsitellään osana yritys- tai yhteisöasiakkaan tai yhteistyökumppanin tilaus- tai laskutustietoja, voidaan henkilötietoja käsitellä sopimussuhteen ajan ja sen jälkeen sopimussuhteeseen liittyvien vaatimusten esittämiseksi, laatimiseksi tai puolustamiseksi tarpeellisen kanne- ja reklamaatioajan. Joidenkin tietojen osalta pidempi säilytysaika voi johtua esimerkiksi kirjanpitovelvotteista.

Mikäli rekisteröity kieltää henkilötietojensa käsittelyn suoramarkkinointitarkoituksiin, Brancoy säilyttää tiedon suoramarkkinointikiellosta. Brancoy säilyttää myös tiedon rekisteröidyn oikeuksien toteuttamisesta, kuten vastauksista rekisteröidyn tietopyyntöihin, tarpeellisen kanne- ja reklamaatioajan.

Tapahtumiin tai tapaamisiin osallistumisen osalta Brancoy säilyttää tietoa kyseisen tapahtuman kannalta tarpeellisen ajan ja poistaa tiedot viimeistään vuoden kuluttua tapahtumasta.

7 SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Tietoja saadaan seuraavista lähteistä:

1. Rekisteröity itse.
2. Rekisteröidyn edustama organisaatio.
3. Brancoyn internetsivut ja verkkokauppa.
4. Julkiset lähteet, kuten rekisteröidyn edustaman organisaation internetsivut tai rekisteröidyn Linkedin-profiili.
5. Osoite-, luottotieto- tai muuta vastaavaa palvelua tarjoava osapuoli, kuten Asiakastieto Oy.
6. Muut markkinointitiedon lähteet, kuten tämän seloseen kohdissa 8.2 ja 8.3 mainitut Linkedin, Google Analytics.
7. Patentti- ja rekisterihallitus.

8 TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET JA TIETOJEN SIIRTO EUROOPAN UNIONIN TAI EUROOPAN TALOUSALUEEN ULKOPUOLELLE 

8.1. Vierailijat Brancoyn verkkosivuilla

Verkkosivuilla käytettävät palveluntarjoajat ja niiden alihankkijat voivat käsitellä henkilötietoja myös EU- tai ETA-alueen ulkopuolella. Brancoy on solminut palveluntarjoajien kanssa henkilötietojen käsittelyä koskevat sopimukset, joissa edellytetään, että henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan tietosuojaa koskevaa sääntelyä. Brancoy velvoittaa sopimuksella palveluntarjoajiaan huolehtimaan siitä, että henkilötietojen siirrossa noudatetaan asianmukaisia suojatoimia, kuten Euroopan komission hyväksymiä vakiolausekkeita.

Verkkosivuilla on käytössä evästeita ja vastaavia teknologioita, joita voivat asettaa myös kolmannet osapuolet, kuten Google Analytics. Lisätietoja Brancoyn käyttämistä evästeistä ja vastaavista teknologioista sekä niihin liittyvistä käsittelytarkoituksista on evästepolitiikassa           

8.2. Mahdolliset asiakkaat ja muu markkinointi

Brancoy hyödyntää erilaisia verkkopohjaisia mahdollisuuksia uusien asiakkaiden löytämiseen julkisista lähteistä. Nämä palveluntarjoajat voivat toimia myös EU- tai ETA-alueen ulkopuolella. Brancoy on solminut palveluntarjoajien kanssa henkilötietojen käsittelyä koskevat sopimukset, joissa edellytetään, että henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan tietosuojaa koskevaa sääntelyä. Brancoy velvoittaa sopimuksella alihankkijoitaan huolehtimaan siitä, että henkilötietojen siirrossa noudatetaan asianmukaisia suojatoimia, kuten Euroopan komission hyväksymiä vakiolausekkeita.

9 KUVAUS REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEISTA

Mahdollinen muussa kuin sähköisessä muodossa oleva aineisto säilytetään lukitussa tilassa, johon on pääsy vain erikseen työtehtäviensä hoitamisen vuoksi oikeuden saaneilla henkilöillä. Työtiloissa liikkumista valvotaan kulkuluvilla.

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän tai digitaalisen aineiston käyttöön ovat oikeutettuja vain ne Brancoyn työntekijät tai alihankkijan edustajat, joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä henkilötietoja ja joita sitoo erillinen salassapitovaatimus.

Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja.

10 REKISTERÖIDYN OIKEUS VASTUSTAA HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYÄ JA KÄSITTELYÄ SUORAMARKKINOINTIIN

Rekisteröidyllä on aina oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointiin. Tällainen pyyntö voidaan esittää jo sopimusta solmittaessa, jolloin Brancoy, tallentaa tiedon kiellosta. Sähköisten markkinointiviestien lähettämistä voi vastustaa myös myöhemmin, jolloin  helpoin tapa kieltää sähköinen suoramarkkinointi on käyttää sitä varten tarjottua linkkiä kunkin viestin lopussa.

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä myös henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, jos Brancoy käsittelee henkilötietoja Brancoyn tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi. Rekisteröidyllä ei kuitenkaan ole tätä vastustusoikeutta, jos Brancoyn käsittelyyn on rekisteröidyn intressit syrjäyttävä lainmukainen syy tai jos Brancoyn käsittely on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Rekisteröidyn tulee vastustamispyynnössään esittää perusteltu syy sille, miksi hän vastustaa henkilötietojensa käsittelyä.

11 MUUT HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄT REKISTERÖIDYN OIKEUDET

11.1. Oikeus saada pääsy tietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus saada Brancoy vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä. Jos rekisteröidyn henkilötietoja käsitellään Brancoyn toimesta, Brancoy luovuttaa pyynnöstä rekisteröidylle jäljennöksen käsiteltävistä henkilötiedoista sekä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti tiedotettavat tiedot.

Jos rekisteröity pyytää useampia jäljennöksiä tiedoistaan, brancoy voi periä niistä kohtuullisen lainmukaisen maksun. Jos pyyntö on selvästi perätön tai kohtuuton (etenkin sen ollessa luonteeltaan toistuva), Brancoy voi kieltäytyä toteuttamasta pyyntöä.

11.2. Oikeus vaatia tiedon oikaisemista tai poistamista

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että Brancoy oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat käsittelemänsä epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Ottaen huomioon tarkoitukset joihin tietoja käsitellään, rekisteröidyllä on oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä, muun muassa toimittamalla lisäselvitys.

Mikäli rekisteröity on rekisteröitynyt verkkokauppaan, hän voi päivittää omia perustietojaan kyseisessä verkkopalvelussa. Siltä osin kuin rekisteröity voi toimia itse, hänen on virheen havaittuaan ensisijaisesti oma-aloitteisesti oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut tieto.

Brancoy poistaa rekisteröidyn pyynnöstä häntä koskevat henkilötiedot, mikäli jokin tietosuojalainsäädännön asettamista edellytyksistä täyttyy. Näin on esimerkiksi silloin, kun käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen ja rekisteröity peruuttaa suostumuksen. Brancoylla ei kuitenkaan ole velvollisuutta poistaa henkilötietoja, mikäli henkilötietojen käsittely on silti sallittu soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.

11.3. Oikeus vaatia käsittelyn rajoittamista

Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia Brancoyta rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä seuraavissa tilanteissa.

• rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa Brancoy voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden;
• käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista;
• Brancoy ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi;
• rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä kohdan 10 mukaisesti odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö Brancoyn oikeutetut perusteet henkilön perusteet.

Yllä mainituissa tilanteissa Brancoy käsittelee henkilötietoja vain seuraavissa tilanteissa:

• rekisteröidyn suostumuksella;
• oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi;
• toisen henkilön oikeuksien suojaamiseksi; tai
• EU:n tai jäsenvaltion yleistä etua koskevasta syystä.

Käsittelyn rajoittamisella tarkoitetaan henkilötietojen merkitsemistä siten, että niitä käsitellään vain rajoitetusti.

11.4. Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Jos Brancoy ei toteuta rekisteröidyn pyytämiä tämän selosteen kohdan 11 mukaisia toimenpiteitä, Brancoy ilmoittaa rekisteröidylle tästä ja sen syistä viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä. Brancoy ilmoittaa rekisteröidylle tällaisesta mahdollisesta jatkamisesta kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta sekä viivästymisen syyt. Rekisteröity voi viedä asian valvontaviranomaisen käsiteltäväksi.

Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

Suomen viranomaisen yhteystiedot ovat:

www.tietosuoja.fi

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Postiosoite: PL 800, 00521 HELSINKI

Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 00520 HELSINKI

Puh: 029 566 6700 (vaihde)

Sähköposti: tietosuoja@om.fi

12 YHTEYDENOTOT

Kaikissa tähän tietosuojaselosteeseen liittyvissä kysymyksissä ja rekisteröidyn oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa tulee ottaa yhteyttä kohdassa 2 mainittuun henkilöön.

Brancoy EI TEE AUTOMAATTISTA PÄÄTÖKSENTEKOA TAI PROFILOINTIA

Brancoy ei käsittele henkilötietoja automaattisen päätöksenteon tai siihen sisältyvän profiloinnin avulla. Brancoy hankkii kohdassa 8.3 kuvatulla tavalla kohdennettua mainontaa, jossa niiden toimittajat hyödyntävät mainonnan kohdentamiseksi eri lähteistä keräämiään henkilötietoja.